Цейтнот
Цейтно́т (от нем. Zeit — время и Not — нужда) — в партии в шахматы, шашки или иную настольную игру — недостаток времени для обдумывания ходов. В разговоре - острый недостаток времени.
Всегда интересовал вопрос: почему иногда бывают ситуации, когда не знаешь за что хвататься? Почему тебя месяц никто не беспокоит и вдруг в один день ты вдруг ВСЕМ понадобился? Вот нечно подобное было сегодня на работе. Но ничего - к обеду уже разгребся и к вечеру уже работал в нормальном режиме.
В цейтноте главное что? Правильно! Главное сохранять спокойствие и делать задачи максимально ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО. Это не всегда будет получаться. Постоянно будут появляться задачи, которые будут пытаться вытеснить сейчас выполняющиеся. И постоянное переключение между задачами в итоге отберет очень много времени, которое можно было бы потратить более эффективно.
Как быть? Легко!
Всем задачам раздаем приоритеты. И концентрируем ВСЕ свое внимание на задаче с максимальным приоритетом. Наличие других задач просто игнорируем. Как будто их нет. Если же другие задачи навязываются нам людьми, которым мы не можем отказать (например, руководством), то тут же интересуемся “вместо какой из имеющихся задач выполнять новую”. Заметьте - ВМЕСТО а не В ДОПОЛНЕНИЕ! Это важно! Точнее, вы можете принять к выполнению обе задачи, но при этом обязательно надо согласовать с руководством сроки выполнения вытесняемой задачи, т.к. из-за появившейся новой задачи вытесняемая будет завершена позже. Это вроде всем понятно, но почему-то обычно люди стесняются отдельно оговаривать это.
Если цейтнот связан с тем, что несколько разных человек пытаются с Вами одновременно пообщаться по разным вопросам (именно мой сегодняшний случай), то действуем так же как и с задачами - раздаем приоритеты. Одним говорим ”извини я сейчас очень занят - свяжусь с тобой позже” (именно так я поступил с двумя друзьями задававшими мне вопросы по Асе). Общение с ними было не самым важным на данный момент и я легко смог его перенести на более удобное для меня время. С одним общаемся - это САМЫЙ ВАЖНЫЙ СОБЕСЕДНИК (в моем случае это был представитель клиента). А остальных игнорируем - отвечаем им только по мере появления пауз в диалоге с самым выжным собеседником. Они конечно немного расстраиваются, что ответы приходят с небольшой задержкой, но понимают, что наверное я занят, раз не отвечаю мгновенно.
А что делать, если возникает необходимость одновременно общаться с более чем одним САМЫМ ВАЖНЫМ СОБЕСЕДНИКОМ? Надо вспомнить, что слово САМЫЙ не терпит множественного числа… Из всех претендентов на это звание надо выбрать одного. А с остальными лучше всего договориться на другое время. Или перевести их в режим фоновых (игнорим и отвечаем только в паузах общения с САМЫМ).
Ну и еще одна деталь. При расстановке приоритетов надо учитывать не только важность задачи (как это обычно делают). И не только срочность задачи (т.к. в цейтноте обычно все задачи из серии “на вчера”). Хотя часто бывает так, что большинстов задачи из серии “на вчера” оказываются задачами на “светлое будущее”. Так что срочность при ранжировании задач тоже все-таки желательно учитывать.
При расстановке приоритетов важно также учитывать трудозатраты на решение задачи. Вот об этом обычно забывают (особенно в цейтноте). А как раз в цейтноте этот параметр оказывается наиболее важным при ранжировании задач.
Например, мне надо сделать 10 очень срочных и очень важных задач. Но! Всего одна из них требует нескольких часов моего времени. Остальные же занимают от 5 до 10 минут на каждую. Если я займусь той задачей, которая займет несколько часов, то когда я ее закончу (а это будет через несколько часов), то во-первых я обнаружу, что я не так уж и много сделал (всего одну из 10 задач), а во-вторых могу обнаружить, что мне осталось сделать не 9 задач, а 19, т.к. за эти несколько часов вполне могли появиться новые важные и срочные задачи.
Сила мелочей в том, что их много.
Психологически это очень демотивирует. Поэтому разумнее за 1-2 часа сделать 9 “быстрых” задач, а затем только браться за “длинную” задачу. При этом если даже и появятся новые задачи, то в сумме у нас будет не 19, а максимум 11 задач! Т.е. психологическая нагрузка значительно уменьшится. А вместе с уменьшением психологической нагрузки увеличится производительность труда.
Вот так я сегодня уже к обеду разгребся из утреннего цейтнота. Надеюсь и вам пригодятся приведенные тут приемы. Помните - вероятность попадания в цейтнот можно существенно снизить, если концентрироваться на важном до того, как оно станет срочным. Успешной вам работы!
Повелитель своего времени, Хоббит Джедай!
